Uitwisselen gegevens in snelheid verdubbeld

Een goede relatie met ketenpartners: het CAK kan niet zonder. Om de eigen bijdrage te berekenen en op te leggen is samenwerken met ketenpartners als Belastingdienst, SVB en UWV een vereiste. De afgelopen twee jaar hebben Diederik de Bruijn (ketenmanager Inkomen) en Oscar Honing (proceseigenaar Vastleggen Inkomensgegevens) veel energie gestopt in nog betere relaties met ketenpartners. Van die gezamenlijke inspanningen worden steeds meer tastbare resultaten zichtbaar.

Snelheid verdubbeld

“Met de Belastingdienst wisselen we nu wekelijk gegevens uit,” zegt Honing. “Voorheen ging dat 2-wekelijks. We beschikken dus sneller over inkomensgegevens.” Eerst lukte die wekelijkse uitwisseling alleen voor Wmo-klanten, maar sinds maart dit jaar ook voor Wlz-klanten. De truc zit hem vooral in de aparte behandeling van nieuwe klanten: die gaan daardoor sneller door het proces. Bij bestaande klanten worden er alleen nog gegevens uitgewisseld als hun situatie verandert.

Ook de Belastingdienst is enthousiast over de samenwerking, zegt Bianca Bakker. Zij is interim accountmanager Unit Inwinnen en Verstrekken van Gegevens “Het gaat bij dit soort uitwisselingsprocessen om enorme hoeveelheden data. Als daar een versnelling in moet komen van twee weken naar een week, vergt dat wel iets van je organisatie wat betreft inplanning en capaciteit. In dit geval is dat proces soepel verlopen. Van beide organisaties hadden de mensen die direct aan de knoppen zitten veelvuldig contact met elkaar. Met één gezamenlijke doelstelling voor ogen: de klant beter en sneller helpen. Dat is gelukt.”

Doorlooptijd terugschroeven

De Bruijn kan dat beamen. “Met het sneller uitwisselen van gegevens ben je er natuurlijk nog niet. Doel is dat klanten sneller hun factuur krijgen. Inkomensgegevens opvragen is slechts onderdeel van dat proces.” Door goed te kijken naar mogelijke verbeteringen binnen het hele proces is het gelukt om de doorlooptijd voor Wmo-klanten terug te schroeven. Van gemiddeld 89 dagen in 2016 naar 60 dagen in 2017. “Maar het kan dit jaar zeker nog sneller”, zegt Honing.

Ook met het UWV kijkt het CAK naar mogelijke verbeteringen in het uitwisselingsproces. Dan gaat het niet alleen om snelheid, maar vooral om beter maatwerk. De Bruijn: “Het UWV is bezig om hun gegevensdiensten te optimaliseren en zo op andere manieren gegevens met ketenpartners uit te wisselen. Samen hebben we gekeken waar wij kunnen inhaken.”

Nieuw maatwerk

In de nieuwe samenwerking is er sprake van nieuw maatwerk, zoals De Bruijn het verwoordt: “We kunnen nu veel beter aangegeven van welke klanten we wanneer gegevens willen. Ook hier geldt: vaak hebben we niet alle gegevens nodig, maar alleen als sprake is van een wijziging bij de klant.”

Eerder dit jaar ondertekende CAK-directeur Klantcontacten Eva Heijblom een intentie tot verdere samenwerking met het UWV. Tot tevredenheid van De Bruijn. “Daarmee geef je aan dat je als partners ergens tijd en energie in wilt steken. Maar het begint met samen het gesprek aangaan. Eerst werken aan de relatie, dan kijken waar we bij elkaar in het proces kunnen aanhaken.”

Bianca Bakker van de Belastingdienst onderschrijft dat. “Het gaat om het verbeteren van processen, maar het werk wordt gedaan door mensen. Persoonlijk contact is echt nodig om goed samen te werken. Het geeft voldoening als beide partijen verbeteringen in het proces merken. Dat zie je terug in het resultaat richting de klant.”