Handleiding Eigen Bijdrage Wmo AT

1. Inleiding

Deze handleiding gaat specifiek over de eigen bijdrage AT. Deze eigen bijdrage wordt namens de gemeenten bij de burgers geïnd door het CAK. Het CAK draagt de geïnde eigen bijdragen vervolgens aan de betreffende gemeenten af. De handleiding is bedoeld voor uitvoerders van het proces eigen bijdrage Wmo. Uitvoerders in brede zin, zoals medewerkers van gemeenten, softwareleveranciers, Ketenbureau i-Sociaal Domein, Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Zorginstituut Nederland en het CAK.

Beheer

Deze handleiding wordt beheerd door het CAK. Voor vragen kunt u contact opnemen met het CAK via de WMO Servicedesk ([email protected]).

Relevante Wet en regelgeving:

https://wetten.overheid.nl/BWBR0035362/2021-07-01 (Wmo wettekst)
https://wetten.overheid.nl/BWBR0036096/2022-01-01 (Wmo uitvoeringsbesluit)
https://wetten.overheid.nl/BWBR0036096/2022-04-15/0 (Uitvoeringsregeling Wmo 2015)
https://wetten.overheid.nl/BWBR0042826/2020-01-01/0 (Beleidsregels CAK inkorten termijnen of niet verschuldigd zijn eigen bijdrage Wlz en Wmo 2015)

Voor de eigen bijdrage is berichtenverkeer nodig. Daartoe heeft Zorginstituut Nederland een berichtenstandaard opgesteld. Met ingang van 1 april 2023 is een nieuwe versie daarvan in werking getreden: iEb3.0. Informatie over de standaard, zoals technische specificaties en voorbeeldcases, zijn te vinden op https://www.istandaarden.nl/ieb.

Tot slot is ook op de website van het CAK informatie opgenomen over de eigen bijdrage: https://www.hetcak.nl/regelingen/wet-maatschappelijke-ondersteuning).

2. Versiebeheer

Versiebeheer

De informatie in deze handleiding is bijgewerkt op 12 december 2023.
Op 31 oktober 2023 is de tekst uit de oorspronkelijke PDF van mei 2023 gepubliceerd als HTML (web tekst).

3. Abonnementstarief

De eigen bijdrage AT bestaat uit een vast bedrag dat niet afhankelijk is van de hoogte van het inkomen. Voor het kalenderjaar 2024 is dit bedrag door het Ministerie van VWS vastgesteld op € 20,60 per maand (voor 2023: € 19).

Dit abonnementstarief geldt voor iedereen die ouder is dan 18 jaar, ongeacht inkomen, vermogen of type zorg of ondersteuning waarop de eigen bijdrage van toepassing is. Het gaat om een maximumtarief. Dit betekent dat gemeenten een lagere eigen bijdrage mogen vaststellen. Bijvoorbeeld voor huishoudens met een minimuminkomen.

Verder geldt:

Heeft een burger de AOW-leeftijd nog niet bereikt en voert hij met minstens 1 andere persoon een huishouden? Dan hoeft hij geen bijdrage te betalen.
Er is een maximale eigen bijdrage voor huishoudens. Heeft de burger een partner en ontvangen beiden ondersteuning uit de Wmo? Dan hoeven zij samen slechts één keer de eigen bijdrage te betalen. Moet de burger of diens partner een eigen bijdrage betalen voor de Wlz, of voor Wmo beschermd wonen? Dan hoeft het abonnementstarief niet te worden betaald. Het CAK houdt hier in de berekeningen van de eigen bijdrage rekening mee.
Er geldt een hardheidsclausule op grond waarvan de gemeente de burger kan vrijstellen van de eigen bijdrage. De gemeente kan deze vrijstelling bij het CAK melden.
Bij hulpmiddelen of een woningaanpassing mag de eigen bijdrage in totaal niet hoger zijn dan de kostprijs daarvan.

Gemeentelijk verordening

Volgens de Wet maatschappelijke ondersteuning moet een gemeente periodiek een (beleids)plan en een gemeentelijke verordening (beleidskader) vaststellen voor maatschappelijke ondersteuning. Een gemeentelijke verordening is regelgeving, waaraan de gemeente bij de uitvoering dus aan gehouden is.

Een beleidsplan bevat meestal: missie, visie, kernwaarden, strategie, doelstellingen en inzet van middelen. Het beleidsplan geeft zowel de gemeente als de burger een juridische basis en daarmee houvast bij het uitvoeren van de Wmo en daarmee ook de eigen bijdrage-inning.

De VNG heeft een informatiekaart beleidsregels ontwikkeld:

https://vng.nl/files/vng/publicaties/2015/20150129_informatiekaart-beleidsregels.pdf.

Voor een goede uitvoering van eventuele bezwaar en beroepzaken, wat betreft van de inning van de eigen bijdrage, is het van belang dat in de gemeentelijke verordening een aantal beleidsmatige keuzes is opgenomen met betrekking tot de uitvoering van het AT. De VNG heeft hierover de gemeenten hierover uitgebreid geïnformeerd in een ledenbrief: https://vng.nl/brieven/implementatie-abonnementstarief-wmo.

Toepassen minimabeleid

Een gemeente kan voor de volgende groepen van burgers vaststellen dat zij op basis van hun inkomen geen eigen bijdrage hoeven te betalen:

Eenpersoonshuishouden, AOW-gerechtigd
Eenpersoonshuishouden, niet AOW-gerechtigd
Meerpersoonshuishouden, AOW-gerechtigd

De grens hiervoor wordt bepaald door de gemeente. Dit heet minimabeleid.

Als een gemeente minimabeleid wil toepassen geeft zij dit door aan het CAK. In oktober start het CAK de communicatie hiervoor op. Voor een goede verwerking moet deze informatie uiterlijk 30 november van het voorafgaande jaar bij het CAK zijn aangeleverd. Op die manier heeft het CAK de gelegenheid om vast te stellen of iemand aan de voorwaarden voor minimabeleid voldoet en kan het voor de maand januari de juiste beschikking sturen.

Toepassen verlaagd tarief

Een gemeente kan een verlaagd tarief (“gemeentelijk tarief”) vaststellen voor al haar Wmo-cliënten. Net als bij het minimabeleid moet dit uiterlijk 30 november aan het CAK worden doorgegeven.

Individuele gemeentelijke vrijstelling met terugwerkende kracht tot 36 maanden

Vanaf 1 januari 2023 is het mogelijk om binnen het abonnementstarief een individuele gemeentelijke vrijstelling met terugwerkende kracht tot 36 maanden aan te leveren. In de praktijk werd een termijn van 12 maanden gehanteerd.

Vanaf 2018 mag een gemeente een inwoner vrijstellen van het Wmo-abonnementstarief als er sprake is van problematische schulden of ter voorkoming van zorgmijding. Het gaat dus om een uitzondering op individuele basis. De burger hoeft dan geen eigen bijdrage te betalen.

Sinds de invoering van de Wmo 2020 heeft het CAK gemeentelijke vrijstellingen met terugwerkende kracht tot 12 maanden. De terugwerkende kracht is per 1 januari 2023 wettelijke verankerd en gaat vanaf die datum maximaal 36 maanden terug. Deze verruiming komt de kwetsbare klant tegemoet.

Het geeft gemeenten beleidsvrijheid om zelf te kiezen of ze willen afzien van de eigen bijdrage. De gemeente kan zelf kiezen of dat de juiste keuze is voor de specifieke situatie van de Wmo-cliënt. Dit geldt alleen voor de gemeentelijke, individuele vrijstellingen.
De beleidsregels met betrekking tot alle andere vrijstellingen blijven ongewijzigd.

Het CAK stuurt de burger vervolgens een beschikking voor de eigen bijdrage abonnementstarief Wmo. Dit bestaat uit een beschikking van 0 euro waarin staat dat de gemeente een vrijstelling heeft afgegeven.
Verhuist de burger naar een andere gemeente? Dan moet de gemeente waar de burger woont, de einddatum van de vrijstelling aan het CAK doorgeven. De vrijstelling wordt met ingang van de eerstvolgende periode beëindigd.

Het aanleveren en intrekken van een vrijstelling verloopt via www.hetcak.nl/zakelijk.

Kostprijsbewaking

Gemeenten kunnen ervoor kiezen om bij de aanlevering van het startbericht eigen bijdrage de kostprijs van de voorziening op te nemen. Drie maanden voordat het bedrag van de geïnde bijdrage de kostprijs bereikt worden de gegevens van de burger opgenomen in de Rapportage Kostprijsbewaking. Dit betekent niet dat het CAK de inning van de eigen bijdrage stopt. Het is aan de gemeente om te bepalen of de eigen bijdrage wordt stopgezet of niet. Zo ja, dan moet de gemeente aan het CAK een 405-bericht met een stopdatum sturen.

Pauzeren eigen bijdrage

Kan een burger tijdelijk geen gebruik maken van Wmo-zorg? Dan kan de gemeente ervoor kiezen (gemeentelijk beleid) dat voor die periode geen eigen bijdrage hoeft te worden betaald. Zie hoofdstuk 7 voor de wijze waarop een pauze kan worden doorgegeven.

4. Aanleverproces bij berichtenverkeer AT tussen gemeenten en CAK

Voor de inning van de eigen bijdrage voor het abonnementstarief (AT) moet de gemeente gegevens aanleveren bij het CAK. Deze aanlevering gebeurt via het iEb-berichtenverkeer. Tot 1 april 2023 bestonden afzonderlijke berichten voor het doorgeven van een start (401) en een stop (403). Vanaf 1 april 2023 is er een gecombineerd bericht: 405. Met dit bericht kan een gemeente een start, stop, intrekking of mutatie bij het CAK indienen. Zie voor nadere uitleg de casusbeschrijvingen op https://www.istandaarden.nl/ieb.

De start- en stopberichten eigen bijdrage aan het CAK zijn op persoonsniveau en niet op voorzieningsniveau. Het uitgangspunt is namelijk dat de gemeente op persoonsniveau weet en bijhoudt welke voorzieningen aan de burger zijn verstrekt. En voor welke periode. Op basis daarvan kan de gemeente bij een eerste verstrekking een 405-bericht met startdatum aan het CAK sturen. Maakt een burger gebruik van meerdere verstrekkingen? Dan hoeft alleen bij de eerste voorziening een 405-bericht met startdatum te worden ingestuurd. Gemeenten sturen alleen een 405-bericht met stopdatum naar het CAK als alle voorzieningen worden stopgezet.

Informatie over het proces van berichtuitwisseling is opgenomen op https://www.hetcak.nl/zakelijk/regelingen/wmo.

Kort samengevat, ziet het proces er als onderstaand uit:

De berichtuitwisseling voor de eigen bijdrage start bij de gemeente. Deze heeft immers de informatie over de Wmo-voorziening van de burger.
De gemeente zendt het startbericht uit de iEb-standaard via Gegevensknooppunt (inlichtingenbureau.nl/Beleidsterreinen/Wmo-en-Jeugdzorg/Gemeentelijk-Gegevensknooppunt) naar het CAK.
Het CAK verwerkt het bericht en stuurt een retourbericht. Dit retourbericht geeft aan of het startbericht technisch valide is en inhoudelijk kan worden verwerkt. De retour- en andere berichtcodes zijn te vinden op istandaarden.nl/ieb/releases/release-ieb-3.0, onderwerp Codelijsten.
Vervolgens vindt inhoudelijke verwerking plaats van de berichten met een retourcode 0200. Heeft het retourbericht een andere retourcode meegekregen dan 0200, dan kan de gemeente op basis van die code vaststellen wat zij moeten doen om het bericht opnieuw in te sturen.
Terugkoppeling vindt plaats in de aanleverrapportage die wekelijks beschikbaar wordt gesteld.

5. Tijdigheid, iEB-standaard, BRP, overlijden

Tijdigheid

Voor het tijdig beschikken en factureren is het cruciaal dat de gemeente de startdatum middels het 405 bericht op tijd (i.c. binnen 30 dagen) aanlevert. Een te late startmelding leidt ertoe dat het CAK facturen over meerdere maanden met terugwerkende kracht moet sturen (de zogenaamde stapelfacturen). Bij te late afmelding wordt onterecht gefactureerd en – met name bij automatische incasso – geïnd. Het CAK moet dit dan achteraf corrigeren.

iEb-standaard

De berichtuitwisseling eigen bijdrage vindt plaats op basis van de berichtenstandaard van Zorginstituut Nederland (ZIN). De standaard voor de eigen bijdrage Wmo heet iEb (informatiemodel Eigen Bijdrage) en is een substandaard van de iWmo.

Alle informatie over de berichtenstandaarden is te vinden op https://www.istandaarden.nl/.

BRP

Als het CAK een startdatum middels het 405 bericht ontvangt dan is de eerste stap het verifiëren van de persoonsgegevens bij de Basisregistratie personen (BRP). Daarbij wordt bij de burger een zogenoemde ‘afnemersindicatie’ geplaatst. Dit houdt in dat het CAK automatisch BRP-wijzigingen gemeld krijgt. Niet alle BRP-wijzigingen hebben gevolgen voor de eigen bijdrage. Voor het beëindigen van de eigen bijdrage moet de gemeenten dus altijd een 405-bericht met stopdatum naar het CAK sturen.

Overlijden

Het overlijden van de burger wordt door de gemeente in de BRP gemuteerd. De iEb standaard bevat geen veld “datum overlijden”. De gemeente moet in dit geval een 405-bericht met stopdatum insturen.

6. Aan- en afmelding individuele vrijstelling, terugwerkende kracht 12/36 maanden, nog geen 18 jaar

Aan- en afmelding individuele vrijstelling

Het aanleveren van een individuele vrijstelling gebeurt via www.hetcak.nl/zakelijk. Hier is ook een specifieke handleiding voor de vrijstelling opgenomen.

Ga na het inloggen naar 'Vrijstellingen' bovenaan de menubalk. Daar kunnen de gegevens en het aantal periode(n) waarvoor de burger wordt vrijgesteld van de bijdrage worden ingevuld. De eigen bijdrage facturatie gaat op basis van huishoudsamenstelling. Daarom is de vrijstelling van toepassing op de gehele huishoudsamenstelling.

Terugwerkende kracht 12/36 maanden

De eigen bijdrage mag tot maximaal 12 maanden terug worden opgelegd, te rekenen vanaf de datum van het besluit van het CAK.

Een herziening mag tot maximaal 36 maanden terug worden toegepast. Wanneer deze herziening leidt tot een oplegging aan de burger én de herziening niet te wijten is aan de burger, dan geldt een terugwerkende kracht van maximaal 12 maanden. In het kader van berichtenverkeer tussen gemeente en CAK betekent dit dat een herziening in het nadeel van de burger altijd tot maximaal 12 maanden terug kan.

Nog geen 18 jaar

Een burger hoeft pas vanaf 18 jaar (i.c. de maand volgend op de dag waarop de 18-jarige leeftijd wordt bereikt) eigen bijdrage te betalen. Als een gemeente een middels het 405-bericht met startdatum instuurt met betrekking tot een periode vóór het bereiken van de 18-jarige leeftijd, dan zal het CAK dit bericht wel verwerken, maar de burger nog geen beschikking sturen. Bij het bereiken van de 18-jarige leeftijd wordt de eigen bijdrage geïnd; het CAK zal de burger dan wel een beschikking sturen.

7. Pauzeren van de eigen bijdrage, start en stop berichten

Pauzeren van de eigen bijdrage

Gemeenten hebben conform wetgeving de vrijheid om de eigen bijdrage te pauzeren. Dit gebeurt door middel van een 405-bericht met stop- en startdatum van de gemeente aan het CAK. Het CAK stelt de bijdrage dan opnieuw vast. Het is belangrijk dat een periode van pauze op tijd bekend wordt gemaakt. Zo wordt voorkomen dat de burger meerdere beschikkingen en/of (correctie)facturen ontvangt.

Start- en stop met dezelfde datum

Indien een gemeente een 405-bericht met een start en een stop instuurt met dezelfde datum, dan leidt dit tot:

Een 405-bericht met als start- en stopdatum op de 1e van de maand resulteert in een factuur over die maand. Dat komt omdat bij een startbericht op de 1^e van de maand die maand telt als maand waarover eigen bijdrage verschuldigd is.
Een 405-bericht met als start- en stopdatum met een andere datum dan de eerste van de maand, resulteert niet in een factuur. Ligt een startdatum op een andere dag dan de 1^e van de maand, dan telt deze maand niet mee voor de eigen bijdrage. Omdat er inmiddels ook een einddatum is volgt geen factuur.

Op afgesloten zorgperiode volgt nieuw startbericht

Als de einddatum van een afgesloten zorgperiode vóór de 1^e van een bepaalde maand valt én de startdatum van een opvolgende, nieuwe zorgperiode vóór of op de 1e kalenderdag van deze kalendermaand valt, dan wordt de nieuwe zorgperiode aansluitend op de vorige zorgperiode geregistreerd. De burger krijgt dan geen nieuwe beschikking (bestaande beschikking loopt door).

1. Stop en startdatum aansluitend

Als een 405-bericht wordt ontvangen met een stopdatum en een 405-bericht met een startdatum en beide data sluiten op elkaar aan (bijv. stop 30 september 2023 en nieuwe start per 1 oktober 2023), dan resulteert dit niet in een nieuwe beschikking.

2. Stop en startdatum niet aansluitend – binnen dezelfde maand

Als een 405-bericht wordt ontvangen met een stopdatum en een 405-bericht met een startdatum die niet op elkaar aansluiten, maar binnen dezelfde maand liggen (bijv. stop 8 september 2022 en nieuwe start 25 september 2022), dan resulteert dit niet in een nieuwe beschikking.

3. Stop en startdatum niet aansluitend – verschillende maanden

Als een 405-bericht wordt ontvangen met een stopdatum en een 405-bericht met een startdatum die niet op elkaar aansluiten en niet in dezelfde maand liggen (bijv. stop 30 september 2023 en nieuwe start 5 oktober 2023, dan volgt er wel in een nieuwe beschikking. De eigen bijdrage op basis van het 405-bericht met startdatum 5 oktober 2023 gaat immers in per november 2023.

Het CAK ziet - ná een stopbericht - een burger als nieuwe klant als de periode tussen het stop- en het nieuwe startbericht minimaal een half jaar is. In dat geval krijgt een burger een nieuwe startbrief, beschikking en factuur.

Start/stop incorrect meldingen

Het kan voorkomen dat de gemeente gegevens aanlevert die onjuist zijn. Daardoor ontvangt de burger een onjuiste factuur. De burger meldt zich in zo’n situatie bij het CAK. Het CAK plaatst elke dinsdag een actueel overzicht per gemeente van alle ‘Start- en stop incorrect’-meldingen in het controlebestand op Porta. En stuurt de betreffende gemeente een e-mail met het verzoek om op de reactie van de burger te reageren. Staat er geen bestand? Dan zijn er geen meldingen.

De gemeente moet binnen 4 weken op de meldingen reageren. Correcties en/of de juiste gegevens moeten zo snel mogelijk – maar uiterlijk binnen 4 weken – via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) bij het CAK worden ingediend.

Indien een gemeente een aanpassing of terugmelding niet binnen 4 weken aanlevert, dan start het CAK met de officiële bezwarenprocedure.

8. Betaalt een klant een eigen bijdrage als de klant samenwoont met iemand die niet zijn of haar partner is?

Samenwonen is geen vereiste om in de berekening als meerpersoonshuishouden te worden gezien. Met de juiste bewijsstukken kan een samenwonende klant als alleenstaand worden gezien. En kan een alleenwonende klant ook als samenwonend worden gezien.

Hieronder vindt u de regels wanneer het CAK een klant wél of juist niet als alleenstaand ziet:

Ouder woont alleen met een kind/kinderen: Dan zien wij zowel ouder als kind als alleenstaand. Ouders en kinderen (ook stief-, schoon- of pleegouders/-kinderen) zijn namelijk nooit partners en voeren dus ook geen gezamenlijk huishouden.
Meerdere personen op 1 adres: Er moet sprake zijn van maximaal 2 meerderjarige personen (partners). Vormt de klant een gezamenlijk huishouden met 2 of meer andere personen (dus 3+)? Dan wordt de klant gezien als alleenstaand. Vormt de klant al een gezamenlijk huishouden in ons systeem? En komt hier een persoon bij? Dan blijft het een gezamenlijk huishouden van de eerste 2 personen.
Broer(s) en/of zus(sen): Broer(s) en/of zus(sen) vormen wél een gezamenlijk huishouden. Behalve als zij bij hun ouder(s) inwonen. Dan zien wij broer(s) en/of zus(sen) als een éénpersoonshuishouden.
Gehuwd: Is een klant getrouwd? Dan geldt de eigen bijdrage voor een gezamenlijk huishouden. Uitzonderingen vindt u hieronder.
Geregistreerd partnerschap: Bij een geregistreerd partnerschap is er altijd sprake van een meerpersoonshuishouden.

Voorwaarden voor het aanpassen naar een gezamenlijk huishouden

Zien wij de klant als alleenstaand? Maar zou de klant volgens de persoonlijke situatie wel als samenwonend gezien moeten worden? Dan kunnen wij de eigen bijdrage aanpassen naar een gezamenlijk huishouden. Hieronder vindt u de voorwaarden daarvoor.

Voorwaarden huishouden wijzigen van alleenstaand naar samenwonend

Beide personen (klant en partner) moeten, met een formulier, verklaren dat zij:

samenwonen op één adres en dat dit het hoofdverblijf is. Er is sprake van een hoofdverblijf als de betrokkenen het grootste deel van de tijd samen in de woning zijn. Dat kan dus ook het geval zijn als beide personen een eigen woning hebben.
én voor elkaar zorgen (bijvoorbeeld bij ziekte, partners doen boodschappen of koken voor elkaar), of
naast de kosten voor de woning, ook de kosten van het huishouden met elkaar delen (er is bijvoorbeeld een gezamenlijke bankrekening waarmee de rekeningen voor elkaar betaald worden).

Woont de klant samen op één adres, maar staat 1 van beide personen op een ander adres ingeschreven? Dan hebben wij, naast de verklaring, ook één van de volgende bewijsstukken nodig:

Kopie van een huwelijksakte, of
Kopie van een samenlevingscontract van de notaris, of
Kopie van een beschikking of specificatie van gehuwden-AOW, of
Kopie van een ondertekend gezamenlijk huurcontract, of
Kopie van een gezamenlijke bankrekening, of
Kopie van een gezamenlijke polis van de (zorg)verzekering

9. Betaalt een klant een eigen bijdrage als de klant gehuwd is maar gescheiden woont en hij of zij de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt?

Is de klant gehuwd, maar woont de klant niet meer samen, én is dit bekend bij de gemeente? Dan kunnen wij met een schriftelijk verzoek van de klant de huishoudsamenstelling aanpassen. Woont de klant nog wel samen of staan zij nog op hetzelfde adres ingeschreven? Dan kunnen wij de eigen bijdrage soms toch aanpassen naar alleenstaand. Wij hebben dan één of meer van de onderstaande bewijsstukken nodig:

een kopie van een beschikking of specificatie van een AOW-pensioen of andere uitkering voor ongehuwden;
een kopie van de beschikking van de scheiding van tafel en bed;
een kopie van de notariële akte waarbij de financiële verwevenheid wordt gescheiden;
een kopie van het verzoekschrift van de echtscheiding aan de rechtbank;
een kopie van correspondentie tussen echtscheidingsadvocaten;
een kopie van schriftelijke alimentatieafspraken;
een bewijs van mediation;
een schriftelijke verklaring van beide partners dat ze uit elkaar zijn.

Heeft de klant een ander bewijsstuk dan hier benoemd? Dan nemen wij het verzoek wel in behandeling. Dit wordt dan individueel beoordeeld.

10. Herindicatie en onterechte stopberichten, start o.b.v. regieberichten of o.b.v. beschikkingen

Herindicatie en onterechte stopberichten

Naast de berichtenstandaard iEb voor de eigen bijdrage bestaat er ook de berichtenstandaard iWmo. Deze regelt de uitwisseling tussen zorgaanbieders en gemeenten. De iWmo schrijft voor dat een zorgperiode altijd een einddatum moet hebben. Voor zorgaanbieder en gemeente is dit het signaal om tegen het einde van deze periode vast te stellen of de eerdere indicatie nog van toepassing is en of er een herindicatie moet plaatsvinden. In de praktijk gebeurt dit regelmatig niet op tijd.

De software voor verwerking van de iEb-berichten is bij een aantal gemeenten gekoppeld aan de indicatiestelling (beschikking). Vindt herindicatie niet op tijd plaats? Dan zorgt deze koppeling er bij het bereiken van de einddatum van de indicatieperiode voor dat de gemeente automatisch een 405-bericht met stopdatum eigen bijdrage naar het CAK stuurt. Wordt nadien de indicatie verlengd? Dan wordt de stop weer ingetrokken of een nieuw 405-bericht met een startdatum aangeleverd. Het effect hiervan is dat het CAK op basis van de 405-stop de eigen bijdrage stopzet en deze later weer moet hervatten. Veelal met terugwerkende kracht. Voor de burger leidt dit naast onbegrip ook tot stapelfacturen. Het is daarom belangrijk dat zorgaanbieders en gemeenten bijtijds herindiceren en onterechte stopberichten voorkomen.

Start o.b.v. regieberichten of o.b.v. beschikkingen.

Gemeenten zijn in principe vrij om het aanleverproces van (mutatie)berichten aan het CAK op eigen manier in te richten. Dit kan op basis van:

Regieberichten van de zorgaanbieder. De regieberichten van de zorgaanbieder worden door de gemeente gebruikt als trigger om te bepalen of er een (mutatie)bericht naar het CAK moet worden gestuurd. Hierbij moet rekening worden gehouden met eventuele wachttijden bij de zorgaanbieder.
De beschikkingen aan de burger. De gemeente bepaalt aan de hand van de beschikking aan de burger of er een (mutatie)bericht moet worden gestuurd aan het CAK.
De declaraties van de zorgaanbieder. De gemeente bepaalt aan de hand van de declaraties van de zorgaanbieders of er een (mutatie)bericht naar het CAK moet worden gestuurd. Hierbij is de gemeente afhankelijk van het tijdig declareren door de aanbieder, waardoor er een groot risico is op ‘stapelfacturen’ voor de burger.

Let op! De Ketenafstemgroep adviseert echter om het proces in te richten op basis van de regieberichten aan de zorgaanbieder. En dus de feitelijke startdatum van de zorg. De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

Het gebruik van de regieberichten in de iWmo is verplicht.
De definitie van het regiebericht in de iWmo. Tegelijk met de berichtenstandaard iEb3.0 is (dus ook per 1 april 2023) de berichtenstandaard iWmo3.1 live gegaan. In de iWmo3.1 is het regiebericht (daadwerkelijke start zorg) afgestemd op de eigen bijdrage abonnementstarief. Dit houdt in dat de start is gedefinieerd op de daadwerkelijk levering van de zorg of ondersteuning geleverd aan de burger.

De situatie die vanuit het perspectief van de burger ongewenst is, is dat de gemeente eerst een 405-bericht met startdatum stuurt op basis van de beschikking en het bericht daarna wijzigt in de – later liggende – feitelijke startdatum van de zorg. In die situatie krijgt de burger van het CAK op basis van het eerste 405-bericht een beschikking en een factuur. De burger neemt dan veelal contact op met het CAK omdat hij feitelijk nog geen Wmo-zorg ontvangt en het niet terecht vindt om dan wel eigen bijdrage te moeten betalen. Bij het 405-bericht met gewijzigde startdatum moet het CAK vervolgens de eerdere beschikking en eerdere facturen herzien, inclusief verrekening van al betaalde bijdrage.

11. Aanlevermoment versus facturatie, verhuizing van burger naar andere gemeente

Aanlevermoment versus facturatie

Het CAK factureert maandelijks, op de 1e dag van de maand. Bij die facturatie worden de facturen van die betreffende maand verstuurd. De burgers ontvangen de facturen in de loop van de maand. Verzending wordt over de maand uitgesmeerd, zodat het CAK optimaal bereikbaar is voor eventuele vragen (piekbelasting wordt voorkomen).

De facturatie omvat:

De burgers waarbij de eigen bijdrage doorloopt, en
De burgers waarvoor de gemeente bij het CAK 405-berichten met start- en stopdatum heeft aangeleverd voor de 23^e van de voorgaande maand. Voor berichten die na de 23^e van de maand bij het CAK worden aangeleverd wordt pas een maand later gefactureerd. Dit heeft te maken met de doorlooptijd van de processen.

Verhuizing burger naar andere gemeente

Verhuizing van en naar een andere gemeente heeft gevolgen voor de eigen bijdrage. Voor de burger kan het betekenen dat minimabeleid van toepassing wordt of juist stopt. En voor het CAK is het gevolg dat de ontvangen eigen bijdrage afgedragen moet worden naar de gemeente van de nieuwe woonplaats. Om het proces goed te laten verlopen stuurt de oude gemeente een 405-bericht met stopdatum naar het CAK en de nieuwe gemeente een 405-bericht met startdatum.

Het komt voor dat het CAK wel een 405-bericht met startdatum ontvangt van de nieuwe gemeente, maar geen 405-bericht met stopdatum van de oude. Met de implementatie van de berichtenstandaard iEb 3.0 is de werkwijze gewijzigd. Als het CAK 405-bericht met startdatum van de nieuwe gemeente ontvangt, dan wordt dit bericht leidend. Het CAK verwerkt de nieuwe startmelding en beëindigt ambtshalve de eigen bijdrage-periode van de oude gemeente.

12. Wisseling softwareleverancier door gemeente

Belangrijk is dat een gemeente die van plan is om over te gaan naar een andere softwareleverancier vooraf contact opneemt met het CAK via de WMO Servicedesk ([email protected]).

Als een gemeente van softwareleverancier wijzigt is het namelijk voor de burger van belang dat er geen nieuwe berichtuitwisseling tussen de gemeente en het CAK plaatsvindt. De situatie van de burger verandert namelijk niet. Dit wordt bereikt als bij de overdracht van de administratie naar de nieuwe softwareleverancier ook de gegevens van de eerdere aanlevering (datum, startnummer) worden overgedragen (conversie).

13. Het financiële proces

Tussen CAK en burger

Het CAK verwerkt de gegevens van de gemeente zo spoedig mogelijk en stuurt de burger een beschikking over de verschuldigdheid van de eigen bijdrage Wmo. Dit is een besluit van bestuursrechtelijke aard waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Beschikkingen worden gedurende de hele maand verstuurd.

Naast de beschikking stuurt het CAK de burger maandelijks een factuur. Dit is ook een besluit van bestuursrechtelijke aard waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. Het facturatieproces start telkens op de 1^e dag van iedere maand. De verzending van de factuur vindt verspreid over de maand plaats.

De burger kan kiezen voor rechtstreekse betaling (al dan niet via een terugkerende opdracht in de eigen bankadministratie) of automatische incasso. Van belang voor een goede verwerking is dat de burger bij betaling het factuurnummer (betalingskenmerk) vermeldt.

In het geval van een stapelfactuur of een betalingsachterstand kan de burger met het CAK een betalingsregeling afspreken.

Ontvangen betalingen ontvangen in maand X dragen wij af in de volgende maand X+1. Bijvoorbeeld alle betalingen die in januari zijn ontvangen dragen we af in februari.

Tussen CAK en gemeente

Het CAK draagt de geïnde eigen bijdrage op maandbasis af aan de gemeente.

14. Rapportages

Aanleverrapportage Wmo AT

De aanleverrapportage bevat de door de gemeente aangeleverde berichten en product-afnames. De rapportage wordt wekelijks geactualiseerd en is door de gemeente op te benaderen via www.hetcak.nl/zakelijk (inloggen/Porta).

Het CAK benadrukt het belang van het wekelijks controleren/monitoren van de aanleverrapportage door gemeenten. Het niet (wekelijks) controleren van de aanleverrapportage kan een grote impact kan hebben op burgers. Deze impact had beperkt kunnen worden door monitoring van de aanleverrapportage omdat de gemeente tijdig afwijkingen binnen (de verwerking van) het berichtenverkeer kan constateren en snel kan ingrijpen.

Met behulp van de aanleverrapportage krijgt de gemeente inzicht in alle door haar aangeleverde berichten. Tevens ziet de gemeente op het tabblad product afname per klant de ingangsdatum en de eventuele einddatum van het aangeleverde abonnement. De Leeswijzer Product afname bevat een toelichting.

Wmo monitor AT

De Wmo monitor AT bevat per gemeente:

De gemeentelijke beleid- en uitvoeringsgegevens
Gemeentelijke beleidsparameters
Aantal inwoners die aangemeld zijn voor de eigen bijdrage Wmo AT, aantallen per type huishouden, aantal vrijstellingen per huishouden per maand (gebaseerd op eigen bijdrage), verdeling bijdrage plichtige inkomens per huishouden (enkel bij minimabeleid gemeenten)
De datakwaliteit van de gegevensaanlevering (start –en stop berichten, tijdigheid, juistheid, mutaties en uitval)
Opgelegde eigen bijdrage (credit en debet), geinde eigen bijdrage en afgedragen eigen bijdrage

De rapportage wordt maandelijks rond de 10^e van de maand geactualiseerd en is door de gemeente op te benaderen via www.hetcak.nl/zakelijk (inloggen/Porta).

15. Contact en overleg

Website, telefoon, brief voor klanten

Voor proactief klantcontact hanteert het CAK – naast de individuele beschikkingen en facturen – de website: https://www.hetcak.nl/regelingen/wet-maatschappelijke-ondersteuning. Voor reactief contact kunnen burgers het CAK per telefoon, contactformulier op de website of brief bereiken.

Website, telefoon, nieuwsbrief voor ketenpartners en derden

Voor zakelijke contacten heeft het CAK de website https://www.hetcak.nl/zakelijk/home. De site bevat allereerst algemene informatie. Daarnaast in een beveiligde omgeving specifiekere informatie te vinden en bestaat de mogelijkheid tot gegevensuitwisseling. Per e-mail is het CAK voor zakelijke contacten bereikbaar op het mailadres [email protected]. De servicedesk is ook tussen 09.00 en 13.00 uur per telefoon bereikbaar, op nummer 088-7114888.

Periodiek verstuurt het CAK een nieuwsbrief naar haar zakelijke contacten. Hierin houden wij onze contacten op de hoogte van ontwikkelingen en actuele onderwerkpen.

Aanmelden voor de nieuwsbrief kan via [email protected]

Daarnaast zijn er 2 structurele ketenoverleggen:

Ketenafstemgroep: een overleg tussen het ministerie van VWS, de VNG, het Ketenbureau i-Sociaal Domein en het CAK. In het overleg vindt onder meer voorbereiding plaats van besluiten over beleid en uitvoering van de eigen bijdrage Wmo en worden ontwikkelingen en knelpunten met betrekking tot beleid en uitvoering besproken.
Klankbordgroep: een overleg tussen CAK, het Ketenbureau i-Sociaal Domein een aantal gemeenten. In de Klankbordgroep worden ontwikkelingen en knelpunten met betrekking tot beleid en uitvoering besproken.

Op ad-hoc basis vindt ook overleg plaats met softwareleveranciers.